Kurz gesagt: Für das Mandantengespräch reichen wenige Kennzahlen aus Bilanz und GuV: Eigenkapitalquote, Umsatzrentabilität, Liquidität, Personalaufwandsquote und Cashflow. Entscheidend ist der Vergleich mit dem Vorjahr und eine Erklärung, warum sich eine Zahl verändert hat. Der Mandant braucht keine Formel, sondern eine Aussage und eine Empfehlung.
Warum Kennzahlen im Mandantengespräch?
Ein Jahresabschluss besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und je nach Rechtsform aus Anhang und Lagebericht. Für viele Mandanten ist das ein Stapel Zahlen ohne klare Botschaft. Kennzahlen verdichten diese Zahlen zu wenigen Aussagen: Ist das Unternehmen stabil finanziert, verdient es Geld, kann es seine Rechnungen bezahlen?
Für die Kanzlei ist das Gespräch über den Abschluss eine Gelegenheit zur Beratung. Wer dem Mandanten zeigt, was hinter seinen Zahlen steckt, liefert mehr als eine Pflichtleistung.
Welche Kennzahlen gehören ins Gespräch?
Die folgende Auswahl deckt Kapitalstruktur, Ertragskraft, Liquidität und Kosten ab. Nicht jede Kennzahl passt zu jedem Mandanten. Ein Einzelunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung hat keine Bilanz, ein Handelsbetrieb braucht dagegen den Blick auf die Lagerdauer.
Zwei Details entscheiden über die Richtigkeit. Bei der Debitorenlaufzeit gehört der Bruttoumsatz in den Nenner, weil die Forderungen die Umsatzsteuer enthalten. Wer netto rechnet, weist ein zu langes Kundenziel aus. Bei der Rohertragsquote ist die Gesamtleistung die richtige Bezugsgröße, also Umsatz plus Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen.
| Kennzahl | Formel | Frage für den Mandanten |
|---|---|---|
| Eigenkapitalquote | Eigenkapital ÷ Bilanzsumme × 100 | Wie unabhängig ist das Unternehmen von Fremdkapital? |
| Verschuldungsgrad | Fremdkapital ÷ Eigenkapital × 100 | Wie stark ist das Unternehmen auf Kredite angewiesen? |
| Umsatzrentabilität | Jahresüberschuss ÷ Umsatzerlöse × 100 | Wie viel bleibt von jedem Euro Umsatz? |
| Eigenkapitalrentabilität | Jahresüberschuss ÷ Eigenkapital × 100 | Wie verzinst sich das eingesetzte Kapital? |
| Rohertragsquote | (Gesamtleistung minus Materialaufwand) ÷ Gesamtleistung × 100 | Wie viel bleibt nach dem Wareneinsatz? |
| Personalaufwandsquote | Personalaufwand ÷ Umsatzerlöse × 100 | Wie stark belasten die Personalkosten? |
| Liquidität 2. Grades | (Flüssige Mittel plus kurzfristige Forderungen) ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten × 100 | Können kurzfristige Rechnungen bezahlt werden? |
| Anlagendeckungsgrad I | Eigenkapital ÷ Anlagevermögen × 100 | Ist das Anlagevermögen mit eigenem Geld finanziert? |
| Anlagendeckungsgrad II | (Eigenkapital plus langfristiges Fremdkapital) ÷ Anlagevermögen × 100 | Ist das Anlagevermögen langfristig finanziert? |
| Cashflow (vereinfacht) | Jahresüberschuss plus Abschreibungen | Wie viel Geld erwirtschaftet das Unternehmen selbst? |
| Debitorenlaufzeit | Forderungen aus L. u. L. ÷ Umsatzerlöse brutto × 365 | Wie schnell zahlen die Kunden? |
Beispielrechnung: ein Abschluss in elf Kennzahlen
Die Zahlen sind frei gewählt und stammen von keinem echten Mandanten. Angenommen sind folgende Werte in Tausend Euro: Bilanzsumme 1.000, Eigenkapital 250, Fremdkapital 750, davon kurzfristig 400 und langfristig 350. Anlagevermögen 450, flüssige Mittel 60, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 280. Umsatzerlöse 2.000 netto ohne Bestandsveränderungen, Materialaufwand 900, Personalaufwand 600, Abschreibungen 50, Jahresüberschuss 80.
Für die Debitorenlaufzeit ist unterstellt, dass alle Umsätze dem Regelsteuersatz von 19 Prozent unterliegen. Der Bruttoumsatz liegt damit bei 2.380.
| Kennzahl (Beispiel) | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Eigenkapitalquote | 250 ÷ 1.000 × 100 | 25,0 % |
| Verschuldungsgrad | 750 ÷ 250 × 100 | 300 % |
| Umsatzrentabilität | 80 ÷ 2.000 × 100 | 4,0 % |
| Eigenkapitalrentabilität | 80 ÷ 250 × 100 | 32,0 % |
| Rohertragsquote | (2.000 minus 900) ÷ 2.000 × 100 | 55,0 % |
| Personalaufwandsquote | 600 ÷ 2.000 × 100 | 30,0 % |
| Liquidität 2. Grades | (60 plus 280) ÷ 400 × 100 | 85,0 % |
| Anlagendeckungsgrad I | 250 ÷ 450 × 100 | 55,6 % |
| Anlagendeckungsgrad II | (250 plus 350) ÷ 450 × 100 | 133,3 % |
| Cashflow (vereinfacht) | 80 plus 50 | 130 Tausend Euro |
| Debitorenlaufzeit | 280 ÷ 2.380 × 365 | rund 43 Tage |
Wie bereiten Sie die Kennzahlen für den Mandanten auf?
Zeigen Sie jede Kennzahl im Vergleich zum Vorjahr. Eine Eigenkapitalquote allein sagt dem Mandanten wenig. Dass sie gestiegen oder gefallen ist und warum, sagt ihm viel. Eine einfache Ampel hilft bei der Einordnung: Was ist in Ordnung, was sollte beobachtet werden, wo besteht Handlungsbedarf.
Verwenden Sie Branchenvergleiche vorsichtig. Richtwerte schwanken je nach Quelle, Branche und Größe stark. Besser ist die Entwicklung des eigenen Unternehmens über mehrere Jahre.
Suchen Sie bei jeder deutlichen Veränderung die Ursache in der Summen- und Saldenliste. Steigt die Personalaufwandsquote, liegt es an neuen Mitarbeitern, an Lohnerhöhungen oder an sinkendem Umsatz? Erst die Ursache macht aus einer Zahl eine Beratung. Was nur der Mandant wissen kann, formulieren Sie als Frage an ihn.
Übersetzen Sie jede Kennzahl in einen Satz aus seinem Alltag. Im Beispiel liegt die Liquidität 2. Grades bei 85 Prozent. Für den Mandanten heißt das: „Ihre kurzfristigen Rechnungen sind derzeit nicht vollständig durch Bankguthaben und offene Kundenforderungen gedeckt.“ Zum Anlagendeckungsgrad II von 133 Prozent passt der Satz: „Ihre Maschinen und Gebäude sind langfristig finanziert.“
Beschränken Sie sich auf drei bis fünf Kernaussagen. Ein Mandant nimmt aus einem Gespräch selten mehr mit. Schließen Sie jede Aussage mit einer konkreten Empfehlung ab, etwa Forderungen konsequenter einzufordern oder Rücklagen für Investitionen zu bilden.
Was Kennzahlen aus dem Abschluss nicht zeigen
Der Jahresabschluss beantwortet gut, wie sich die Lage gegenüber dem Vorjahr entwickelt hat. Was das Unternehmen wert ist, zeigt er nicht. Die Bilanz erfasst Buchwerte, keine Marktwerte.
Auch die Zahlungsfähigkeit lässt sich aus der Bilanz nur abschätzen. Liquiditätsgrade beschreiben einen Stichtag. Ob der Betrieb im Herbst eine Steuernachzahlung stemmen kann, zeigt erst eine Liquiditätsplanung.
Schließlich kommt der Abschluss spät. Entwicklungen im laufenden Jahr bildet er mit Verzögerung ab. Für das laufende Jahr ist die BWA die bessere Quelle, mit ihren eigenen Grenzen.
Wie lässt sich die Vorbereitung beschleunigen?
Die Jahresabschluss-Analyse von H&K Automation erstellt aus Summen und Salden oder dem fertigen Abschluss eine verständliche Auswertung: 12 Kennzahlen gegen das Vorjahr, Ampel, Auffälligkeiten mit Ursache aus der SuSa und Empfehlungen in Mandantensprache. Die Kanzlei prüft und gibt frei, bevor der Mandant das Dokument sieht. Die Analyse ist im Pilotbetrieb mit einer Kanzlei.
So geht es weiter
- Erstgespräch über 30 Minuten per Video, wenn Sie das Thema in Ihrer Kanzlei umsetzen wollen.
- Wir zeigen, welches unserer Werkzeuge dazu passt, an einem echten Fall.
- Einrichtung in einer eigenen Umgebung für Ihre Kanzlei.
Wer dahintersteckt
H&K Automation sitzt in Leonberg bei Stuttgart. Wir bauen jede Lösung selbst und betreuen sie danach weiter. Die Artikel schreiben wir aus der Arbeit an unseren Werkzeugen.
Häufige Fragen
Welche Kennzahlen interessieren Mandanten am meisten?
Meist Gewinn, Liquidität und die Entwicklung gegenüber dem Vorjahr. Eigenkapitalquote und Umsatzrentabilität ergänzen das Bild zur Stabilität und Ertragskraft.
Gibt es feste Richtwerte für die Eigenkapitalquote?
Allgemeingültige Richtwerte gibt es nicht. Gängige Faustregeln reichen je nach Quelle von 20 bis 50 Prozent. Aussagekräftiger ist die Entwicklung über mehrere Jahre.
Wie viele Kennzahlen sollte ein Mandantengespräch enthalten?
Es sollten wenige sein, die klar erklärt werden. Drei bis fünf Kernaussagen mit Empfehlung bleiben eher hängen als eine lange Tabelle.
Lassen sich die Kennzahlen auch bei einer Einnahmenüberschussrechnung nutzen?
Nur teilweise. Quoten aus der Ergebnisrechnung wie Umsatzrentabilität und Personalaufwandsquote lassen sich berechnen. Für Eigenkapitalquote, Liquidität und Anlagendeckung fehlt ohne Bilanz die Grundlage.
Gehören Gesellschafterdarlehen zum Eigenkapital?
Bilanziell nicht, sie sind Fremdkapital. Wirtschaftlich ersetzen langfristig stehen gelassene Darlehen aber oft Eigenkapital. Zeigen Sie dem Mandanten deshalb beide Eigenkapitalquoten, mit und ohne Darlehen.
Heißt eine Liquidität 2. Grades unter 100 Prozent, dass der Mandant zahlungsunfähig ist?
Nein. Die Kennzahl beschreibt nur den Bilanzstichtag und berücksichtigt weder Kreditlinien noch künftige Einnahmen. Ein Wert unter 100 Prozent ist ein Anlass für eine Liquiditätsplanung, kein Urteil.