Wie bucht man eine Kreditkartenabrechnung?

Was steht auf einer Kreditkartenabrechnung?

Die Abrechnung listet alle Kartenumsätze eines Abrechnungszeitraums auf, meist eines Monats. Zu jedem Umsatz gehören Kaufdatum, Buchungsdatum, Händler, Betrag und bei Auslandsumsätzen die Originalwährung mit Kurs. Dazu kommen Gebühren wie Jahresgebühr oder Auslandseinsatzentgelt und am Ende der Gesamtbetrag, der vom Girokonto eingezogen wird.

Auf dem Girokonto erscheint davon nur eine einzige Lastschrift. Wer nur diese Lastschrift bucht, verliert den Einblick in die einzelnen Ausgaben. Für eine richtige Kontierung müssen die Umsätze deshalb aus der Abrechnung selbst kommen.

Welche Buchungsmethoden gibt es?

Bei der ersten Methode wird die Kreditkarte als eigenes Finanzkonto geführt, genau wie ein Bankkonto. Jeder Kartenumsatz wird einzeln gegen das passende Aufwandskonto gebucht. Die monatliche Belastung auf dem Girokonto wird als Umbuchung zwischen Girokonto und Kreditkartenkonto erfasst. Der Saldo des Kreditkartenkontos zeigt jederzeit den offenen Betrag.

Bei der zweiten Methode laufen die Umsätze über ein Verrechnungskonto. Die einzelnen Ausgaben werden mit Gegenkonto Verrechnungskonto gebucht, die Abbuchung vom Girokonto gleicht dieses Konto aus. Das Ergebnis ist dasselbe. Der Unterschied liegt darin, wie bequem sich Umsätze erfassen und abstimmen lassen.

Die erste Methode hat einen klaren Vorteil. Wenn die Abrechnung als Datei vorliegt, lässt sie sich wie ein Kontoauszug importieren und mit denselben Zuordnungsregeln verarbeiten. Die Saldenprüfung funktioniert dann wie bei jedem anderen Bankkonto.

Worauf ist bei der Buchung zu achten?

• Abrechnungszeitraum: Kaufdatum und Buchungsdatum liegen oft in unterschiedlichen Monaten. Für die zeitliche Zuordnung muss die Kanzlei eine einheitliche Linie festlegen.
• Fremdwährung: Maßgeblich ist der in Euro abgerechnete Betrag. Auslandseinsatzentgelte sind eigene Kosten und werden getrennt gebucht.
• Gebühren: Jahresgebühr und sonstige Entgelte der Kartengesellschaft gehören auf ein Konto für Nebenkosten des Geldverkehrs.
• Private Umsätze: Bei Einzelunternehmern landen oft private Ausgaben auf der Geschäftskarte. Diese werden als Privatentnahme gebucht.
• Abstimmung: Der Saldo des Kreditkartenkontos muss nach der Abbuchung dem Stand der Abrechnung entsprechen.

Ersetzt die Kreditkartenabrechnung die Rechnung?

Nein. Die Kreditkartenabrechnung belegt die Zahlung, nicht die Leistung. Für den Vorsteuerabzug verlangt § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG eine Rechnung nach den §§ 14 und 14a UStG. Diese muss der Händler ausstellen. Fehlt sie, ist die Ausgabe zwar als Betriebsausgabe nachweisbar, die Vorsteuer kann aber nicht gezogen werden.

In der Praxis bedeutet das: Zu jedem Kartenumsatz mit Umsatzsteuer gehört ein eigener Beleg. Bei Onlinediensten ist das oft eine Rechnung im Kundenkonto des Anbieters, die der Mandant gesondert herunterladen muss.

Wie kommt die Abrechnung als Datei in DATEV?

Viele Kartenanbieter liefern die Abrechnung nur als PDF. Damit fehlt der direkte Weg in die Finanzbuchführung. Das Kreditkarten-Werkzeug von H&K Automation gibt Kreditkartenabrechnungen als camt.053 aus. Jede Karte erhält dabei eine Ersatz-IBAN und wird in DATEV wie ein eigenes Bankkonto gebucht.