Kurz gesagt: Ohne Bankschnittstelle gibt es drei Wege: die Umsätze von Hand erfassen, einen Dateiexport aus dem Onlinebanking anfordern oder das PDF in eine DATEV-Importdatei umwandeln. Für größere Mengen ist die Umwandlung am wirtschaftlichsten. Voraussetzung ist eine Prüfung, dass Anfangssaldo plus Umsätze den Endsaldo ergeben.
Wann fehlt die Bankschnittstelle?
In jeder Kanzlei gibt es Mandate, bei denen die Umsätze nicht automatisch ankommen. Typische Gründe sind eine fehlende Freigabe für den Bankdatenservice, eine Bank ohne Anbindung, ein Auslandskonto oder ein Neumandat mit Rückständen aus vergangenen Monaten. Auch nach einem Bankwechsel oder einer Kontoauflösung liegen oft nur noch PDF-Auszüge vor.
Für die Buchhaltung ändert das nichts an der Aufgabe. Jeder Umsatz muss erfasst, kontiert und gegen den Saldo abgestimmt werden. Es ändert nur den Weg, auf dem die Daten in die Finanzbuchführung kommen.
Welche Möglichkeiten hat die Kanzlei?
Die erste Möglichkeit ist die manuelle Erfassung. Bei einem Auszug mit wenigen Positionen ist das schnell erledigt. Bei mehreren Monaten mit vielen Umsätzen wird es teuer, weil qualifizierte Mitarbeiter Ziffern abtippen statt fachlich zu arbeiten. Dazu kommen Tippfehler, die erst bei der Saldenabstimmung sichtbar werden.
Die zweite Möglichkeit ist ein Dateiexport. Viele Banken bieten im Onlinebanking einen Export als camt.053, MT940 oder CSV an, oft auch rückwirkend. Das setzt voraus, dass der Mandant Zugang hat und den Export erstellt. In der Praxis kostet das Rückfragen und Zeit.
Die dritte Möglichkeit ist die Umwandlung des PDF in eine Importdatei. Ein Programm liest die Umsätze aus dem Auszug und schreibt sie in ein Format, das DATEV einlesen kann. Das funktioniert auch bei gescannten Auszügen, sofern die Qualität ausreicht.
Worauf kommt es bei der Umwandlung an?
- Vollständigkeit: Jede Umsatzzeile muss erfasst werden, auch bei Seitenumbrüchen und Zwischensummen.
- Richtige Vorzeichen: Gutschriften und Lastschriften dürfen nicht vertauscht werden.
- Datum: Buchungstag und Wertstellung sind zu unterscheiden, gebucht wird in der Regel nach dem Buchungstag.
- Verwendungszweck: Der Text muss erhalten bleiben, weil er für die Kontierung gebraucht wird.
- Saldenprüfung: Anfangssaldo plus Umsätze muss den Endsaldo ergeben.
Warum darf eine Umwandlung nicht raten?
Texterkennung und KI sind gut darin, Muster zu erkennen. Sie können sich aber verlesen. Eine 8 wird zur 3, ein Komma verschwindet oder eine Zeile wird übersprungen. Ein Programm, das trotzdem eine Datei ausgibt, verschiebt den Fehler nur in die Buchhaltung. Dort fällt er später auf und kostet mehr Zeit als die manuelle Erfassung.
Die Lösung ist eine harte Rechenprüfung vor der Ausgabe. Ein Kontoauszug ist mathematisch geschlossen. Stimmt die Summe der gelesenen Umsätze nicht mit der Differenz zwischen Anfangssaldo und Endsaldo überein, ist etwas falsch gelesen. In diesem Fall darf keine Datei entstehen. Der Auszug wird zur Prüfung vorgelegt.
Wie setzt H&K Automation das um?
Das Kontoauszug-Werkzeug von H&K Automation liest PDF-Kontoauszüge und erzeugt daraus eine DATEV-Importdatei. Es prüft rechnerisch, ob Anfangssaldo plus Umsätze den Endsaldo ergibt, auf den Cent. Geht es nicht auf, wird keine Datei erzeugt, sondern angehalten. Das Werkzeug ist kostenlos testbar unter kontoauszug-app.hks-automation.de.
So geht es weiter
- Erstgespräch über 30 Minuten per Video, wenn Sie das Thema in Ihrer Kanzlei umsetzen wollen.
- Wir zeigen, welches unserer Werkzeuge dazu passt, an einem echten Fall.
- Einrichtung in einer eigenen Umgebung für Ihre Kanzlei.
Wer dahintersteckt
H&K Automation sitzt in Leonberg bei Stuttgart. Wir bauen jede Lösung selbst und betreuen sie danach weiter. Die Artikel schreiben wir aus der Arbeit an unseren Werkzeugen.
Häufige Fragen
Darf man Kontoumsätze aus einem PDF buchen?
Ja. Grundlage der Buchung ist der Kontoauszug als Beleg, unabhängig davon ob die Umsätze elektronisch oder aus dem PDF übernommen werden. Entscheidend ist die vollständige und richtige Erfassung.
Funktioniert die Umwandlung auch bei gescannten Auszügen?
In der Regel ja, sofern der Scan gut lesbar ist. Bei schlechter Qualität steigt das Risiko von Lesefehlern. Eine Saldenprüfung erkennt solche Fehler, bevor sie in die Buchhaltung gelangen.
Was tun, wenn der Saldo nach der Umwandlung nicht aufgeht?
Dann ist mindestens ein Umsatz falsch gelesen oder fehlt. Ein sauberes Verfahren gibt in diesem Fall keine Datei aus, sondern zeigt die Abweichung zur Prüfung an.