Welche Wege gibt es, Kontoumsätze nach DATEV zu bringen?
Der bequemste Weg ist der Bankdatenservice von DATEV. Der Mandant erteilt dafür eine Freigabe bei seiner Bank und die Umsätze laufen danach regelmäßig über das DATEV-Rechenzentrum in die Finanzbuchführung der Kanzlei. Für laufende Mandate mit einer angebundenen Bank ist das der Normalfall.
Der zweite Weg ist der Import einer Datei mit Kontoumsätzen. Viele Banken bieten im Onlinebanking einen Export im Format camt.053 oder MT940 an. Beide Formate sind Standards für elektronische Kontoauszüge und enthalten Salden, Buchungstage, Beträge und Verwendungszwecke in strukturierter Form.
Der dritte Weg ist ein Buchungsstapel im DATEV-Format. Das ist eine CSV-Datei mit festem Aufbau, die bereits Buchungssätze enthält: Umsatz, Soll oder Haben, Konto, Gegenkonto, Belegdatum und Buchungstext. Diesen Weg nutzen viele Vorsysteme, weil er unabhängig von der Bank funktioniert.
Wann reicht der Bankdatenservice nicht aus?
In der Praxis gibt es regelmäßig Fälle, in denen keine elektronischen Umsätze vorliegen. Der Mandant hat die Freigabe nie erteilt oder zu spät. Ein Konto liegt bei einer Bank, die nicht angebunden ist. Ein neues Mandat bringt ein ganzes Jahr an Auszügen mit, die nur noch als PDF vorhanden sind. Oder der Mandant reicht schlicht Papier ein.
Dann bleiben der Kanzlei zwei Möglichkeiten. Entweder werden die Umsätze von Hand erfasst oder das PDF wird in eine Datei umgewandelt, die DATEV versteht. Die manuelle Erfassung ist bei wenigen Positionen vertretbar. Bei mehreren Monaten mit Hunderten Umsätzen bindet sie Zeit und erzeugt Tippfehler, die erst bei der Saldenabstimmung auffallen.
Wie läuft der Import einer Datei ab?
- Datei beschaffen: Export aus dem Onlinebanking als camt.053 oder MT940 oder eine Umwandlung des PDF in einen Buchungsstapel.
- Bankkonto prüfen: Das Finanzkonto in DATEV muss zur IBAN der Datei passen, sonst ordnet das Programm die Umsätze nicht zu.
- Zeitraum prüfen: Der Anfangssaldo der Datei muss dem Endsaldo des zuletzt gebuchten Auszugs entsprechen. Lücken oder Überschneidungen führen zu doppelten oder fehlenden Buchungen.
- Importieren: Die Datei über die Importfunktion der Finanzbuchführung einlesen.
- Abstimmen: Nach dem Import muss der Saldo des Finanzkontos dem Endsaldo des Auszugs entsprechen.
Warum ist die Saldenprüfung so wichtig?
Ein Kontoauszug ist eine geschlossene Rechnung. Anfangssaldo plus alle Gutschriften minus alle Lastschriften ergibt den Endsaldo. Fehlt ein Umsatz oder ist ein Betrag falsch gelesen, geht diese Rechnung nicht mehr auf. Genau deshalb ist sie die zuverlässigste Kontrolle, die es für einen importierten Auszug gibt.
Bei elektronischen Formaten liefert die Bank die Salden mit. Bei einer Umwandlung aus einem PDF muss diese Prüfung bewusst eingebaut werden. Ein Programm, das Texte aus einem PDF liest, kann Ziffern vertauschen, Zeilen überspringen oder eine Seite doppelt erfassen. Ohne Abgleich gegen die Salden fällt das erst bei der Abstimmung des Finanzkontos auf, im ungünstigen Fall erst beim Jahresabschluss.
Wie hilft das Kontoauszug-Werkzeug von H&K Automation?
Das Kontoauszug-Werkzeug von H&K Automation liest Kontoauszüge im PDF-Format und erzeugt daraus eine DATEV-Importdatei. Vor der Ausgabe rechnet es nach: Anfangssaldo plus Umsätze muss den Endsaldo ergeben, auf den Cent. Geht die Rechnung nicht auf, wird keine Datei erzeugt. Das Werkzeug hält an und zeigt die Abweichung. Sie können es kostenlos unter kontoauszug-app.hks-automation.de testen.
Wer dahintersteckt
H&K Automation sitzt in Leonberg bei Stuttgart. Wir bauen jede Lösung selbst und betreuen sie danach weiter. Die Artikel schreiben wir aus der Arbeit an unseren Werkzeugen.
Häufige Fragen
Kann DATEV einen PDF-Kontoauszug direkt importieren?
Ein PDF enthält keine strukturierten Buchungsdaten. Für den Import braucht DATEV eine Datei mit festem Aufbau, etwa camt.053, MT940 oder einen Buchungsstapel im DATEV-Format. Das PDF muss also zuerst umgewandelt werden.
Was ist besser für den Import: camt.053 oder MT940?
Beide funktionieren. camt.053 ist das neuere XML-Format und überträgt Verwendungszwecke und Gegenparteien vollständiger. MT940 ist älter und begrenzt die Länge mancher Felder. Wenn die Bank beides anbietet, ist camt.053 meist die bessere Wahl.
Woran erkenne ich, dass beim Import etwas fehlt?
Am Saldo. Nach dem Import muss der Saldo des Finanzkontos dem Endsaldo des Auszugs entsprechen. Weicht er ab, fehlt ein Umsatz, ist ein Betrag falsch oder wurde ein Zeitraum doppelt importiert.