Summen- und Saldenliste lesen: Prüfroutine vor der BWA-Besprechung

Wie ist eine Summen- und Saldenliste aufgebaut?

Die Summen- und Saldenliste führt alle bebuchten Konten mit dem Eröffnungsbilanzwert (EB-Wert), den Summen der Buchungen im Soll und im Haben und dem daraus errechneten Saldo auf. Das Kennzeichen S oder H neben dem Betrag zeigt, ob der Saldo im Soll oder im Haben steht.

Eine einheitliche Spaltenanordnung ist nicht vorgeschrieben. Sie hängt von der Software ab. Manche Programme zeigen den EB-Wert in einer eigenen Spalte, andere rechnen ihn in die Summen ein. Prüfen Sie deshalb beim ersten Blick, welche Variante vorliegt.

Schritt 1 bis 4: Wie prüfen Sie Anfangsbestände und Bestandskonten?

Beginnen Sie bei den Bestandskonten, denn Fehler dort ziehen sich durch das ganze Jahr. Die Grundlage ist die Pflicht, Buchungen nach § 146 Abs. 1 AO vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Auch § 239 Abs. 2 HGB verlangt das für die Eintragungen in den Büchern.

• Schritt 1, EB-Werte gegen Vorjahr. Jeder EB-Wert muss dem Saldo der Schlussbilanz des Vorjahres entsprechen. Auffällig sind Abweichungen nach Korrekturen im Vorjahr, die nicht vorgetragen wurden.
• Schritt 2, Saldenvorträge. Die Gegenkonten der Saldenvorträge müssen zusammen 0 ergeben, wenn die Eröffnungsbilanz stimmt. Ein Restbetrag zeigt eine Differenz in der Eröffnung.
• Schritt 3, Bank und Kasse. Der Saldo jedes Bankkontos muss zum Endsaldo des Kontoauszugs passen. Die Kasse steht nie im Haben, weil ein negativer Kassenbestand praktisch nicht vorkommen kann. Ein H-Saldo deutet auf fehlende Einnahmen oder falsche Datumsbuchungen hin.
• Schritt 4, Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Summe der Debitoren und Kreditoren gehört zur Offene-Posten-Liste (OP-Liste). Differenzen entstehen durch Buchungen direkt auf das Sammelkonto oder durch nicht zugeordnete Zahlungen.

Ein Aktivkonto mit H-Saldo ist nicht automatisch ein Fehler. Eine Überzahlung des Kunden oder ein überzogenes Bankkonto sind denkbar. Fragen Sie in dem Fall nach dem Beleg.

Schritt 5 bis 8: Wie prüfen Sie Erfolgskonten und Verrechnungskonten?

Bei den Erfolgskonten fragen Sie, ob die Höhe zum Betrieb des Mandanten passt. Die Verrechnungskonten sollen am Ende leer oder erklärbar sein. Die Tabelle zeigt je Schritt den Prüfpunkt und die typische Auffälligkeit sowie die Folge für die BWA.

Zu Schritt 7 passt der Blick auf das vorläufige Ergebnis der BWA. Dort geht es um die Abgrenzungen, die im Oktober noch fehlen können.

Wie kommt die SuSa in die BWA und was verschiebt Fehler?

Die BWA entsteht, indem die Salden der Konten je einer BWA-Zeile zugeordnet und dort summiert werden. Ein Buchungsfehler auf der SuSa landet damit auf der falschen Zeile der BWA oder fehlt dort ganz. Wie die Zeilen und Kennzahlen aufgebaut sind, zeigt die Seite BWA-Kennzahlen erklärt.

Angenommen, ein Büro bucht eine Reparaturrechnung für den Firmenwagen irrtümlich auf ein Privatkonto. In der SuSa fällt das nur auf, wenn Sie das Privatkonto ansehen. In der BWA fehlt der Aufwand. Das Betriebsergebnis erscheint zu hoch und der Mandant erhält ein zu gutes Bild. Das Beispiel ist erfunden und dient nur der Veranschaulichung.

Deshalb gilt als Faustregel, die SuSa vor der BWA zu lesen. Wer die BWA mit KI auswertet, kann sich an der Anleitung in sechs Schritten orientieren.

Ist die Summen- und Saldenliste Pflicht?

Nein, die SuSa ist eine Auswertung und kein vorgeschriebenes Dokument. § 238 Abs. 1 HGB verlangt Bücher, aus denen sich die Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersehen lassen. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Eine eigene Summen- und Saldenliste nennt die Vorschrift nicht.

In der Praxis ist die SuSa trotzdem das wichtigste Prüfmittel, weil sie alle Konten auf einer Liste zeigt.

Was darf Software bei der SuSa-Prüfung übernehmen?

Software darf rechnen und markieren. Das Urteil über Buchungen und die Folgerungen für den Mandanten bleibt beim Berufsträger. Code kann Salden vergleichen und Summen bilden. Er kann auch Aktivkonten mit H-Saldo kennzeichnen und Abweichungen zum Vorjahr auflisten. Ob eine Abweichung ein Fehler ist, entscheidet die Kanzlei.

Bei H&K Automation ist die SuSa der Eingang der BWA-Analyse. Die Kennzahlen rechnet Code, die KI formuliert nur den Text und die Kanzlei gibt frei. Werkzeuge dieser Art berühren die Verschwiegenheit nach § 203 StGB. Was dabei zu beachten ist, steht in KI und § 203 StGB. Die Server stehen bei Hetzner in Nürnberg, dazu gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Details finden Sie unter Sicherheit.

Für Bilanzbuchhalter, die mehr auswerten und weniger erfassen wollen, gibt es die Seite Für Bilanzbuchhalter. Dieser Artikel ist eine Einordnung und keine Steuer- oder Rechtsberatung.