Eine KI-Richtlinie legt schriftlich fest, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen und wer Ergebnisse prüft und verantwortet. H&K Automation erarbeitet diese Regeln in jeder Schulung gemeinsam mit Ihrem Team, ersetzt aber keine Rechtsberatung.
Warum die Richtlinie vor dem nächsten Werkzeug kommt
In vielen Unternehmen nutzen Mitarbeiter KI längst, oft mit privaten Konten und ohne Absprache. Das Risiko liegt nicht in der Technik. Es liegt darin, dass niemand weiß, welche Daten bei welchem Anbieter gelandet sind.
Eine Richtlinie regelt, was erlaubt ist, statt KI pauschal zu verbieten. Ein Verbot ohne Alternative kann die Nutzung auf private Geräte verschieben, wo niemand mehr den Überblick hat.
Dazu kommt Art. 4 der europäischen KI-Verordnung: Wer KI im Betrieb einsetzt, soll für ausreichende KI-Kompetenz seiner Mitarbeiter sorgen. Eine schriftliche Richtlinie mit Schulung ist dafür ein naheliegender Baustein.
Vier Punkte, die in jede KI-Richtlinie gehören
- Erlaubte Werkzeuge: welche Anbieter mit welchem Tarif und welchem Konto genutzt werden dürfen. Private Konten für dienstliche Aufgaben schließen Sie aus oder regeln sie ausdrücklich.
- Datenklassen: welche Daten in welches Werkzeug dürfen, eingeteilt in öffentlich, intern, Geschäftsgeheimnis und personenbezogen.
- Prüfpflicht: Jedes KI-Ergebnis prüft ein Mensch, bevor es das Haus verlässt. Zahlen werden nachgerechnet, Fundstellen nachgeschlagen.
- Verantwortung, Dokumentation und Schulung: Eine benannte Person gibt Werkzeuge frei und führt das Verzeichnis der Werkzeuge, Verträge und Einsatzzwecke. Sie sorgt für die Einweisung vor der ersten Nutzung und für feste Auffrischungen.
Mustergliederung für Ihre KI-Richtlinie
Die Gliederung ist ein Gerüst, kein fertiger Text. Die Beispiele zeigen, wie konkret eine Regel formuliert sein sollte.
| Abschnitt | Inhalt | Beispiel für eine Regel |
|---|---|---|
| 1. Geltungsbereich | Für wen und welche Werkzeuge sie gilt | Gilt für alle Mitarbeiter und Aushilfen bei dienstlicher Nutzung |
| 2. Erlaubte Werkzeuge | Freigegebene Anbieter, Tarife und Konten | Erlaubt ist nur das Unternehmenskonto im freigegebenen Tarif |
| 3. Datenklassen | Einteilung der Daten und was wohin darf | Personenbezogene Daten nur in Werkzeuge mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung |
| 4. Prüfpflicht | Wer Ergebnisse vor der Weitergabe prüft | Kein KI-Text geht ohne Freigabe einer verantwortlichen Person hinaus |
| 5. Verantwortliche | Ansprechpartner und Freigabe neuer Werkzeuge | Neue Werkzeuge gibt nur die benannte Person frei |
| 6. Dokumentation | Verzeichnis der Werkzeuge, Verträge und Einsatzzwecke | Das Verzeichnis liegt im gemeinsamen Ordner und wird bei jeder Änderung ergänzt |
| 7. Schulung | Pflicht zur Einweisung und Wiederholung | Einweisung vor der ersten Nutzung, Auffrischung in festem Abstand |
| 8. Verstöße und Fehler | Was bei einer Panne zu tun ist | Versehentlich eingegebene Kundendaten sofort der verantwortlichen Person melden |
Was Onlinehändler zusätzlich regeln sollten
Im Onlinehandel fallen täglich Kundendaten an: Namen, Adressen und Bestellungen aus dem Shop, dazu Nachrichten im Kundenservice. Diese Daten dürfen nur in ein Werkzeug mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Zugangsdaten zu Shop, Marktplatz oder Zahlungsdienst gehören in kein KI-Werkzeug.
Legen Sie außerdem fest, wer KI-Texte und KI-Bilder vor der Veröffentlichung prüft. Diese Person sieht Werbe- und Gesundheitsaussagen in Produkttexten an und gleicht bei Produktbildern Farben, Logos und Details mit dem echten Produkt ab.
In vier Schritten zur eigenen Richtlinie
- Bestandsaufnahme: Fragen Sie offen, welche KI-Werkzeuge im Team schon genutzt werden und wofür.
- Daten und Verträge prüfen: Ordnen Sie Ihre typischen Unterlagen den vier Datenklassen zu. Klären Sie für jedes gewünschte Werkzeug Tarif, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Einstellungen zum Training.
- Entwurf schreiben: Zwei bis drei Seiten nach der Mustergliederung reichen. Besprechen Sie den Entwurf mit dem Team und mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
- Einführen und überprüfen: Schulen Sie alle Mitarbeiter und legen Sie einen festen Termin fest, an dem die Richtlinie überprüft wird.
Nächster Schritt: Regeln gemeinsam mit dem Team festlegen
Eine Richtlinie, die nur im Ordner liegt, ändert nichts. Deshalb beginnt jede Schulung von H&K Automation mit der Frage, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Teams ohne Vorwissen starten mit der KI-Schulung für Mitarbeiter, Marken mit Onlineshop mit dem KI-Workshop für Unternehmer.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Die verbindliche Bewertung bleibt bei Ihnen, Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung. Welches Format zu Ihrem Haus passt, klären wir im Erstgespräch.
So geht es weiter
- Erstgespräch über 30 Minuten per Video: Welche Aufgaben sollen leichter werden und wer nimmt teil?
- Wir stellen die Übungen auf Ihre Aufgaben ab.
- Schulung online oder bei Ihnen vor Ort, jeder am eigenen Rechner.
- Was entsteht, nutzt Ihr Team am nächsten Tag weiter.
Wer dahintersteckt
H&K Automation sitzt in Leonberg bei Stuttgart. Wir bauen jede Lösung selbst und betreuen sie danach weiter. In unseren Schulungen zeigen wir, womit wir selbst jeden Tag arbeiten.
Häufige Fragen
Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben?
Eine ausdrückliche Pflicht zu einem Dokument mit diesem Namen gibt es nicht. Art. 4 der KI-Verordnung verlangt aber Maßnahmen für ausreichende KI-Kompetenz, wofür eine Richtlinie mit Schulung ein naheliegender Weg ist. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
Wie lang sollte eine KI-Richtlinie sein?
Zwei bis drei Seiten reichen meist. Entscheidend ist, dass jede Regel konkret genug ist, um im Alltag danach zu handeln.
Sollten wir private KI-Konten verbieten?
Für dienstliche Aufgaben mit internen oder personenbezogenen Daten ist ein Unternehmenskonto mit geprüftem Vertrag der sicherere Weg. Ein Verbot wirkt besser, wenn es zugleich ein erlaubtes Werkzeug gibt.
Wer sollte für die KI-Richtlinie verantwortlich sein?
Eine benannte Person aus der Geschäftsführung, die neue Werkzeuge freigibt und die Richtlinie aktuell hält. In Datenschutzfragen stimmt sie sich mit dem Datenschutzbeauftragten ab.
Wie oft sollten wir die Richtlinie überarbeiten?
Zu einem festen Termin und immer dann, wenn ein neues Werkzeug dazukommt oder sich Tarif und Vertrag eines Anbieters ändern.
Schreibt H&K Automation die Richtlinie für uns?
Wir erarbeiten die Regeln in der Schulung gemeinsam mit Ihrem Team und halten sie schriftlich fest. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.