KI im Unternehmen einführen: Fahrplan in fünf Schritten für kleine Betriebe

Was hindert kleine Betriebe, wenn sie KI im Unternehmen einführen wollen?

Kleine Betriebe liegen bei KI zurück, weil ihnen vor allem das Wissen für den Einstieg fehlt. Laut Statistischem Bundesamt nutzten 2025 insgesamt 26 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten Technologien der künstlichen Intelligenz. Bei 10 bis 49 Beschäftigten waren es 23 %, ab 250 Beschäftigten 57 %. Im Jahr 2024 lag der Gesamtwert bei 20 %, 2023 bei 12 %.

Destatis hat auch die Unternehmen befragt, die KI in Betracht gezogen, aber nicht eingeführt haben. 72 % von ihnen nennen fehlendes Wissen als Grund. 62 % sind unsicher über die rechtlichen Folgen. Bedenken beim Datenschutz äußern 60 %. Zu hohe Kosten nennen 32 %. Bei Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten liegt fehlendes Wissen bei 73 %.

Aus diesen Hürden ergibt sich die Reihenfolge des Fahrplans. Zuerst klären Sie, wofür KI eingesetzt wird. Danach legen Sie die Datenregeln fest und wählen ein Werkzeug mit Vertrag. Die Schulung folgt als vierter Schritt, weil sie an Aufgaben, die schon feststehen, am meisten bringt. Nach vier Wochen messen Sie das Ergebnis.

Mit welchen Aufgaben sollten Sie anfangen?

Beginnen Sie mit zwei wiederkehrenden Textaufgaben, für die es schon eine Vorlage gibt, etwa Angebote und Antworten auf Kundenanfragen. Solche Aufgaben fallen jede Woche an und das Ergebnis lässt sich vor dem Versand prüfen. Eine gute erste Aufgabe erfüllt diese Kriterien:

• Sie fällt mindestens einmal pro Woche an. Nur so ergibt sich nach vier Wochen ein belastbarer Vergleich.
• Das Ergebnis ist prüfbar. Eine fachkundige Person erkennt in wenigen Minuten, ob der Entwurf stimmt.
• Sie kommt ohne sensible Daten aus, also ohne Gesundheitsdaten und ohne Bankverbindungen.
• Es gibt ein gutes Vorbild, zum Beispiel ein gelungenes Angebot aus dem letzten Monat.

Angenommen, ein Handwerksbetrieb mit zwölf Beschäftigten schreibt pro Woche rund 15 Angebotstexte und beantwortet 30 Anfragen per E-Mail. Dann notieren Sie für beide Aufgaben, wie lange ein Vorgang heute dauert.

Ergebnis von Schritt 1 ist eine Aufgabenliste mit zwei Einträgen und dem heutigen Zeitbedarf je Vorgang.

Welche Daten dürfen die Mitarbeitenden eingeben?

Welche Daten in die KI dürfen, legen Sie in drei bis vier Datenklassen fest, bevor jemand das Werkzeug nutzt. Eine einfache Einteilung sieht so aus:

• Öffentlich: Texte der eigenen Website und veröffentlichte Produktdaten. Sie dürfen in jedes freigegebene Werkzeug.
• Intern: Vorlagen und Arbeitsabläufe ohne Personenbezog. Erlaubt ist für sie nur das Firmenkonto mit Vertrag.
• Personenbezogen: Namen und Kontaktdaten von Kunden. Sie dürfen nur in ein Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und nur im nötigen Umfang.
• Gesperrt: Gesundheitsdaten und Zugangsdaten. Sie gehören in keinen KI-Chat.

Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Dienst gehen, verarbeitet der Anbieter sie in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, also eine Vereinbarung, die Zweck und Schutz der Verarbeitung regelt. Für den privaten Zugang eines Mitarbeitenden gibt es diesen Vertrag nicht.

Ergebnis von Schritt 2 ist eine Datenregel auf einer Seite. Welche Daten in welche Klasse gehören, erklärt der Ratgeber Welche Daten in die KI dürfen. Wer die Regel später zu einer vollständigen KI-Richtlinie ausbaut, ergänzt Verantwortliche und Prüfpflicht.

Welches Werkzeug passt für den Start?

Für den Start passt ein Firmenkonto bei einem KI-Assistenten, das einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bietet und Projekte mit festen Anweisungen erlaubt. In einem Projekt hinterlegen Sie Anweisung, Vorlagen und Hintergrundwissen für eine Aufgabe dauerhaft. Legen Sie für jede der zwei Aufgaben ein eigenes Projekt an.

Claude und ChatGPT kommen beide in Frage. Entscheiden Sie nach Aufgabe und Vertrag. Diese Prüfpunkte klären Sie vor der Freigabe für jedes Werkzeug:

Einen Vergleich der beiden Assistenten finden Sie unter Claude oder ChatGPT. Wie Sie Anweisungen und Wissen sauber anlegen, zeigt die Anleitung Claude Projekte einrichten.

Ergebnis von Schritt 3 ist ein freigegebenes Werkzeug mit Firmenkonto und zwei eingerichteten Projekten.

Wie schulen Sie das Team nach Art. 4 KI-Verordnung?

Schulen Sie das Team an den zwei ausgewählten Aufgaben und halten Sie fest, wer wann welche Inhalte gelernt hat. Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Art. 4 der KI-Verordnung Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals zu sorgen. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 KI-Verordnung, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet. Ein Betrieb, der einen KI-Assistenten für Angebote nutzt, fällt darunter.

Ein bestimmtes Format schreibt die Verordnung nicht vor. Die Maßnahmen sollen Kenntnisse und Erfahrung der Mitarbeitenden berücksichtigen und den Zusammenhang, in dem die KI eingesetzt wird. Übungen an den eigenen Aufgaben treffen ihn besser als allgemeine Folien. Eine Schulung für den Start umfasst diese Teile:

• Die Datenregel aus Schritt 2 mit Beispielen aus dem eigenen Alltag durchgehen.
• Jede Person erstellt im Projekt einen echten Entwurf für ein Angebot oder eine Kundenantwort.
• Die Grenzen der KI besprechen. Sie kann Fakten erfinden, deshalb prüft ein Mensch jeden Entwurf vor dem Versand.
• Teilnahme und Inhalte mit Datum festhalten.

Eine ausdrückliche Dokumentationspflicht enthält Art. 4 nicht. Eine Teilnehmerliste mit Inhalten hilft trotzdem, die ergriffenen Maßnahmen später nachzuweisen. Was Sie festhalten sollten, erklärt der Ratgeber KI-Kompetenz nach der KI-Verordnung. Wie eine praktische KI-Schulung für Mitarbeiter abläuft, steht auf der Schulungsseite.

Ergebnis von Schritt 4 ist ein geschultes Team mit einem Schulungsnachweis.

Woran erkennen Sie nach vier Wochen, ob die Einführung wirkt?

Ob die Einführung wirkt, erkennen Sie am Vergleich mit dem Zeitbedarf aus Schritt 1 und an zwei weiteren Werten. Erfassen Sie in der vierten Woche diese Zahlen je Aufgabe:

• Zeit je Vorgang einschließlich Prüfung, verglichen mit dem Wert vor der Einführung
• Korrekturquote, also der Anteil der Entwürfe, die vor dem Versand wesentlich überarbeitet werden mussten
• Nutzung im Team, also wie viele der geschulten Mitarbeitenden die Projekte jede Woche verwenden

Angenommen, ein Angebotstext dauerte vorher 25 Minuten und jetzt 12 Minuten einschließlich Prüfung. Bei 15 Angeboten pro Woche sind das gut drei Stunden weniger Schreibarbeit.

Danach entscheiden Sie je Aufgabe. Spart sie Zeit und bleibt die Korrekturquote niedrig, wird sie fester Ablauf und eine dritte Aufgabe kommt dazu. Bleibt die Ersparnis aus, prüfen Sie zuerst Vorlage und Anweisung im Projekt, bevor Sie die Aufgabe streichen.

Wie sieht der Wochenplan für die ersten vier Wochen aus?

Der Wochenplan verteilt die fünf Schritte so, dass zwei volle Wochen echte Nutzung vor der Messung liegen. Die Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung und einer Person, die sich um das KI-Werkzeug kümmert.

Welche Fehler bremsen die Einführung?

Diese vier Fehler bremsen eine Einführung und lassen sich mit dem Fahrplan von Anfang an vermeiden:

• Private Zugänge ohne Vertrag. Mitarbeitende nutzen eigene Konten, für die kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Abhilfe schafft ein Firmenkonto für alle.
• Ein zu großer erster Anwendungsfall. Wer mit dem gesamten Kundenservice beginnt, hat nach vier Wochen kein klares Ergebnis.
• Keine Prüfpflicht vor dem Versand. Ohne feste Regel gehen fehlerhafte Entwürfe an Kunden.
• Vorlagen nur im Kopf einzelner Mitarbeitender. Stehen Anweisungen und Vorlagen im Projekt, kann das ganze Team sie nutzen, auch wenn jemand fehlt.

Wer die Schritte nicht allein gehen will, kann Aufgabenwahl und Datenregel gemeinsam in einer begleiteten KI-Schulung erarbeiten. H&K Automation schult dabei an den Aufgaben des eigenen Betriebs, online oder vor Ort.

Dieser Artikel ist eine Einordnung und keine Steuer- oder Rechtsberatung.