Jahresabschluss automatisch auswerten: Anleitung in sieben Schritten

Was braucht die automatische Auswertung als Eingang?

Die automatische Auswertung braucht eine Summen- und Saldenliste (SuSa) zum Abschlussstichtag mit den Vorjahreswerten, den verwendeten Kontenrahmen und das Datum des Stichtags. Mehr muss ein Werkzeug nicht kennen, um Bilanz und GuV in Kennzahlen zu übersetzen.

Warum die SuSa und nicht die fertige Bilanz als PDF? Die SuSa enthält jedes Konto mit Saldo, daraus lässt sich jede Kennzahl bis auf das Konto zurückverfolgen. Wie der Export in DATEV mit Vorjahr und richtigen Vorzeichen gelingt, steht in der Anleitung SuSa aus DATEV exportieren. Wie Sie die Liste selbst lesen, zeigt der Artikel Summen- und Saldenliste lesen.

Zeitlich passt das Thema gerade: Die Jahresabschlüsse 2025 sind bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr bis zum 31.12.2026 offenzulegen. Die Frist von einem Jahr nach dem Abschlussstichtag steht in § 325 Abs. 1a HGB und ist im Artikel Jahresabschluss 2025 offenlegen ausgeführt. Wer vorher auswertet, erkennt Auffälligkeiten rechtzeitig.

Der Ablauf unten gilt für jedes Werkzeug, auch für eine eigene Excel Vorlage. Die Leistung von H&K dazu finden Sie unter Jahresabschluss-Analyse.

Wie prüfen Sie den Eingang, bevor etwas gerechnet wird?

Prüfen Sie den Eingang in drei Schritten, bevor eine Kennzahl entsteht, denn jeder Fehler im Export setzt sich in jeder Kennzahl fort.

• Schritt 1, Summe Soll gleich Haben: Die Summen der Soll und Haben Salden der Liste müssen übereinstimmen. Eine Differenz bedeutet, dass der Export unvollständig ist oder Konten fehlen.
• Schritt 2, Vorzeichen: Prüfen Sie bei Stichproben, ob Aktivkonten im Soll und Passivkonten im Haben stehen. Ein Werkzeug, das Vorzeichen falsch liest, dreht Eigenkapital und Verbindlichkeiten um.
• Schritt 3, Gegenprobe: Vergleichen Sie die vom Werkzeug ermittelte Bilanzsumme und das Jahresergebnis mit der Kanzleisoftware. Beide Werte müssen auf den Cent übereinstimmen. Weicht einer ab, wird nicht weitergerechnet.

Diese Gegenprobe ist der wichtigste Prüfpunkt im ganzen Ablauf. Sie kostet wenige Minuten und verhindert, dass ein falscher Eingang als sauberes Ergebnis erscheint. Dieselbe Logik beschreibt der Artikel BWA mit KI auswerten für die BWA.

Wie ordnet die Software Konten Bilanz- und GuV-Posten zu?

Schritt 4 ist die Zuordnung: Die Software weist jedes Konto einem Posten der Bilanz oder der GuV zu, meist über die Kontenrahmen Zuordnung aus der Buchhaltung. Das funktioniert, weil die Gliederung gesetzlich festliegt. § 266 HGB gibt die Bilanz vor mit Anlagevermögen und Umlaufvermögen auf der Aktivseite sowie Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten auf der Passivseite. § 275 HGB regelt die GuV im Gesamtkostenverfahren oder im Umsatzkostenverfahren.

Fehler entstehen an Sonderkonten. Ein Konto mit Gesellschafterdarlehen oder ein Verrechnungskonto landet leicht im falschen Posten. Dann rutscht Fremdkapital ins Eigenkapital oder Umlaufvermögen ins Anlagevermögen. Die Kennzahlen kippen.

Prüfpunkt: Lassen Sie sich alle Konten mit hohem Saldo und alle manuell zugeordneten Konten einzeln anzeigen. Kontrollieren Sie, ob die Summe je Bilanzposten zur Bilanz der Kanzleisoftware passt. Achten Sie außerdem darauf, welches GuV Verfahren vorliegt, denn die Posten unterscheiden sich.

Auch die Größenklasse gehört hierher. Nach § 267 HGB ist eine Kapitalgesellschaft klein, wenn sie an zwei von drei Merkmalen die Grenzen nicht überschreitet: 7,5 Mio. Euro Bilanzsumme, 15 Mio. Euro Umsatzerlöse und 50 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt. Mittelgroß bleibt sie unter 25 Mio. Euro, 50 Mio. Euro und 250 Arbeitnehmern. Die Rechtsfolgen treten nach § 267 Abs. 4 HGB erst ein, wenn die Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen über oder unterschritten werden. Die Größenklasse bestimmt, welche Pflichten gelten. Das Werkzeug kann sie nur vorschlagen, denn die Zahl der Arbeitnehmer steht nicht in der SuSa.

Welche Kennzahlen werden gerechnet und wie lässt sich der Rechenweg prüfen?

In Schritt 5 rechnet der Code die Kennzahlen für das Berichtsjahr und das Vorjahr und stellt beide gegenüber. Jede Kennzahl ist eine feste Formel auf den zugeordneten Posten, deshalb lässt sich jeder Wert mit dem Taschenrechner nachprüfen.

Die Definitionen unterscheiden sich in der Literatur im Detail. Legen Sie die Formel einmal für die Kanzlei fest und halten Sie sie schriftlich fest, damit Mandanten und Jahre vergleichbar bleiben.

Zu einzelnen Kennzahlen gibt es eigene Artikel. Die Eigenkapitalquote und ihre Einordnung erklärt Eigenkapitalquote gut, den Rechenweg des Cashflows zeigt Cashflow aus dem Jahresabschluss berechnen. Formeln für das Mandantengespräch stehen auf der Seite Jahresabschluss-Kennzahlen im Mandantengespräch.

Automatisierte Kennzahlenrechnung ist in der Kanzleisoftware etabliert. DATEV beschreibt etwa eine Kennzahlenanalyse, die sich aus der Buchführung und aus dem Jahresabschluss starten lässt. Ein eigenes Werkzeug ergänzt das, wenn Sie Ampel, Ursachen und Kommentar in einem Bericht haben wollen.

Was ist Aufgabe der Kanzlei und was der Software?

Die Software rechnet und formuliert einen Entwurf, die Kanzlei beurteilt und gibt frei. Das betrifft die letzten beiden Schritte. In Schritt 6 prüfen Sie die Ursachen hinter auffälligen Werten und schreiben den Kommentar. In Schritt 7 geben Sie den Bericht frei und legen ihn mit Export und Gegenprobe in der Akte ab.

Ein Wert allein sagt wenig. Eine sinkende Eigenkapitalquote kann an einem Verlust liegen oder an einer geplanten Investition mit Darlehen. Das erkennt nur, wer das Mandat kennt. Die Software kennt weder die Pläne des Mandanten noch Sondereffekte, die nicht im Konto stehen.

Wichtig ist die Trennung. Zahlen entstehen nur im Code, die KI schreibt ausschließlich den Text zu bereits berechneten Werten. So kann ein Sprachmodell keine Zahl erfinden, die später im Bericht steht. Wie ein Kommentar aufgebaut wird, zeigt die Anleitung BWA kommentieren, die sich auf den Jahresabschluss übertragen lässt.

Worauf achten Sie bei Datenschutz und Verschwiegenheit?

Ein Jahresabschluss besteht aus Mandantendaten, die unter die Verschwiegenheit fallen. Der FAQ Katalog der Bundessteuerberaterkammer ordnet den Einsatz von KI nach § 203 StGB, § 62a StBerG und Art. 28 DSGVO ein. Prüfen Sie vor dem ersten Einsatz folgende Punkte:

• Liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor?
• Ist der Dienstleister nach § 62a StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die Strafbarkeit nach § 203 StGB belehrt?
• Wo stehen die Server und wer hat Zugriff?
• Werden Mandantendaten zum Training von Modellen genutzt?
• Wie lange bleiben Daten gespeichert und wie werden sie gelöscht?

Eine ausführliche Prüfliste finden Sie unter KI und § 203 StGB. Die Angaben von H&K zu Serverstandort und Vertrag stehen auf der Seite Sicherheit. Die Berufsträger Pflichten bleiben bei der Kanzlei, auch wenn ein Dienstleister Teile der Arbeit übernimmt.

Dieser Artikel ist eine Einordnung und keine Steuer- oder Rechtsberatung.